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Cómo hacer una acreditación: Preparación de los archivos para imprimir acreditaciones de datos variables

Para poder imprimir tus tarjetas identificativas correctamente, necesitamos 3 archivos:

  1. Un Excel donde figuren todos los datos variables.
  2. El dieño en cuatricromía (que será común para todas las acreditaciones)
  3. Un archivo de control en el que se muestre la ubicación de los datos variables.

Veamos, uno por uno, cómo deben hacerse.

El documento Excel

Crea el archivo de la siguiente  manera:

Utiliza una columna por cada campo. Por ejemplo: estás diseñando unas tarjetas de identificación en las que van a personalizarse los campos “nombre”, “apellido”, “empresa”, “tipo de asistente”, “código de barras” y “numeración”, debería hacerse como se ejemplifica en la siguiente imagen.

Cómo configurar las columnas de excel para la impresión de tarjetas de identificación

Después, en cada fila introduce los datos que van a variar en las acreditaciones, tal y como se muestra en la imagen de abajo.

Cómo configurar las filas de excel para la impresión de tarjetas de identificación

Por tanto, debe haber tantas columnas como campos para datos variables y tantas filas como carnets vayamos a imprimir.

Sobre los códigos de barras

Tienes que hacernos saber (en el campo destinado para ello) el tipo de código de barras que quieres. En el ejemplo anterior, era un EAN8, uno de los muchos que existen. Es importante que sepas que los códigos de barras los generamos nosotros, es decir, tú lo único que has de hacer es indicarnos en el Excel el tipo y asignarles un número a cada fila.

Sobre la impresión de los datos variables

En todos los casos, se imprimirán utilizando la fuente tipográfica Arial en su versión bold y en color negro. Puedes modificar su tamaño y la caja (minúsculas o mayúsculas).

El Archivo en cuatricromía (a todo color)

Llamamos así al archivo de diseño que es común en todas las impresiones. Imaginemos que se trata de unas tarjetas de identificación para congresos.

Documento de diseño a todo color para imprimir tarjetas del tipo de fidelización de clientes

Te será de gran ayuda descargarte la plantilla de diseño que figura en la ficha de las tarjetas de acreditación y trabajar sobre ella. Encontrarás especificadas todas las marcas necesarias para que el diseño se adapte perfectamente a la impresión.

La descarga incluye una versión para Photoshop, otra en EPS (vectorial) y un archivo explicativo en formato PDF, en el que se detallan los significados de las distintos códigos de color.

Recuerda que debes diseñar en CMYK, a 300 píxeles por pulgada y con 2 mm de sangrado y que debes enviarnos un PDF de alta resolución. Puedes aprender más sobre estos requerimientos técnicos en el tutorial en el que hemos explicado estos términos.

El archivo de control

Es el documento que vamos a utilizar para saber dónde tiene que imprimirse exactamente cada campo de dato variable. Crea, por tanto, una imagen en la que ubiques cada nombre de las columnas de tu archivo de Excel y, si tus identificadores llevan código de barras, incluye un ejemplo en el formato deseado.

Debería ser algo semejante a esta imagen:

Archivo de control de impresión.

Este archivo puede ser un .JPG.

Un par de recomendaciones importantes

  1. Introduce dentro de una caja cada campo. Ten en cuenta en los campos de texto y en la numeración los datos que sean más largos. En el archivo de control simula con guiones medios la longitud máxima que tendrán esos campos.
  2. Si en tus tarjetas de identificación se incluye código de barras, además de reservar el espacio que tengas previsto que ocupen, añádele 1 mm más en su perímetro, de esta manera nos aseguraremos que no habrá problemas con los lectores.

Resultado final tras la impresión de las acreditaciones para eventos

Si hemos seguido todos los pasos que hemos indicado, el resultado final, para el ejemplo con el que estamos ilustrando este tutorial, sería éste.

Aspecto final de las tarjetas de acreditación.